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Gestión de Viajes y Gastos (T&E)

Una solución de nivel empresarial para la administración digital de viajes y de gastos, con procesos de aprobación elaborados que se pueden ajustar fácilmente a sus regulaciones corporativas.

La solución agiliza la administración de viajes y de gastos desde la creación de la solicitud de viaje de negocios hasta la aprobación de los gastos prepagados y no prepagados hasta el análisis.

Solicitud y aprobación
de viajes de negocios

Aprobación
de gastos

Informes
de gastos

Búsqueda
y análisis

Aprobación de solicitudes de viaje rápido

  • La solicitud de viaje de negocios se crea en unos pocos clics, un empleado especifica el propósito junto con los planes de viaje y los costos estimados.
  • En el formulario de solicitud los empleados pueden elegir varios destinos a la vez, tener en cuenta que viajarán en vehículo privado o pedir comprar boletos. Directum se integra fácilmente con los sitios web de reservas.
  • El sistema define automáticamente la ruta de aprobación de acuerdo con las regulaciones de la empresa.
  • Cuando se aprueba una solicitud, el sistema genera una notificación para los empleados involucrados y envía una tarea para que el contador transfiera el pago anticipado.

Aprobación de solicitudes de viaje rápido

Preparación rápida de informes de gastos

Preparación rápida de informes de gastos

  • Durante un viaje de negocios, los empleados envían boletos electrónicos y fotos de recibos a un correo electrónico especial o a un chat corporativo a través de mensajeros.
  • Los documentos se capturan automáticamente desde el correo electrónico o en chat y se importan al sistema.
  • La IA incorporada extrae datos de los documentos y rellena automáticamente los campos de la libreta de calificaciones de gastos. Los empleados solo necesitan comprobar el resultado.
  • Tan pronto como se aprueba un informe de gastos, se envía automáticamente para su reembolso

Fácil búsqueda y administración de informes

  • Todos los documentos se almacenan en formato electrónico. Los viajes de negocios se pueden buscar por varios criterios: fecha, empleado, departamento, etc.
  • En cualquier momento, los empleados pueden verificar el estado de sus solicitudes de viaje de negocios o informes de gastos.
  • El equipo de finanzas puede crear un informe en un par de clics y analizar cuánto gasta la empresa en viajes de negocios.
  • En caso de que una empresa necesite enviar documentos a una oficina de impuestos o a algunas organizaciones de auditoría, los contadores pueden exportarlos o imprimirlos rápidamente.

Fácil búsqueda y administración de informes

Agregue IA a su administración de viajes y de gastos

Ahorre en la rutina y obtenga un procesamiento de documentos de alta calidad. El sistema esta equipado con herramientas inteligentes basadas en el aprendizaje automatico y redes neuronales artificiales.

Captura y reconocimiento de documentos

Los documentos entrantes se importan automaticamente al sistema desde un scanner, correo electronico o un servicio de intercambio. La IA extrae datos del texto, independientemente de si se trata de un contrato, una carta o una factura. El usuario solo necesita comprobar si los datos extraidos son validos y verifica el documento.

Seleccion inteligente de rutas

Directum Smart Services divide el flujo de documentos: el sistema define una ruta de aprobacion basada en un requisito de documento.

Comparacion de versiones de documentos

El sistema permite comparar las versiones del contrato: las diferencias se resaltan y el usuario puede ver lo que se ha cambiado en un documento. Po ejemplo, el usuario puede comparar la version inicial de un contrato con la version escaneada que se ha devuelto de una contraparte.

Busqueda inteligente de documentos

La funcionalidad de busqueda admite la busqueda difusa y federativa y ayuda a encontrar documentos en lenguaje natural incluso sin criterios exactos. Por ejemplo, el usuario puede encontrar facilmente contratos con condiciones similares.

Las empresas valoraron Directum Administración Digital de Viajes y de Gastos

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