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Contract AI Forecast: Risks are Not Expected

Gestion de documents

La gestion de documents Directum prend en charge le flux de travail des documents électroniques dans son ensemble, la création de formulaire via fla maintenance, le stockage et la suppression.

Directum fournit aux utilisateurs des fonctionnalités de base de gestion des documents.:

Création
de documents

Historique
des documents

Recherche
en texte intégral

Droits d’accès

Espace de rangement

Approbation
de documents

Signature avec
signature numérique

Création rapide de documents

Création rapide de documents

  • Les documents sont créés à partir de modèles de fichiers, d’e-mails ou de scanners générés automatiquement.
  • La solution d'IA Directum Ario permet le traitement en masse des documents : les Smart Services classent les documents selon leurs types, fractionnent le flux et extraient automatiquement les données du texte.
  • Les employés peuvent créer des documents à l'aide des solutions mobiles Directum Solo et Directum Jazz pour smartphones et tablettes.

Confidentialité et sécurité

  • La confidentialité des documents est assurée par le contrôle des droits d'accès, le cryptage du contenu des documents et la journalisation de toutes les actions sur les documents.
  • Le système enregistre l'historique du document : vous pouvez retracer qui et quand les a consultés, modifiés, défini les droits d'accès, les a signés, etc.
  • Les documents signés avec une signature électronique ne peuvent pas être modifiés.

Confidentialité et sécurité

La gestion du cycle de vie

La gestion du cycle de vie

  • Tous les corps des documents sont stockés dans une base de données unifiée.Les utilisateurs travaillent avec des liens vers les documents et peuvent les enregistrer dans différents dossiers. Ainsi, les utilisateurs travaillent avec un seul et même document et son dernier contenu. 
  • La gestion des versions permet de suivre les modifications dans un document et d'éviter les doublons. Le nombre de versions est illimité
  • Les étapes du cycle de vie des documents et leur logique de basculement sont déterminées individuellement pour chaque type de document (contrats, factures, etc.).
  • L'étape du cycle de vie d'un document change automatiquement lors de l'approbation ou peut être modifiée manuellement.
  • Lorsque le travail opérationnel avec un document est terminé, il est automatiquement envoyé pour stockage dans une archive

Stockage organisé et recherche facile

  • Dans differentes listes, les utilisateurs peuvent filtrer les documents par statut, auteurs, départements auxquels ils appartiennent, périodes de publication etc.
  • Les documents peuvent être facilement trouvés par critères de recherche, dans un dossier ou une liste spécifique. Le système prend en charge à la fois la recherche par attribut et la recherche en  texte intégral                    
  • Il suffit de scanner un code-barres unique pour retrouver un document électronique ou une copie papier.

Stockage organisé et recherche facile

Solutions d'intelligence artificielle (IA)

Le système est équipé d’outils intelligents fondés sur l’apprentissage automatique et les réseaux neuronaux artificiels.

Capture et reconnaissance de documents

Les documents entrants sont automatiquement importés dans le système depuis un scanner, un e-mail ou un service d'échange. L'IA extrait les données du texte, qu'il s'agisse d'un contrat, d'une lettre ou d'une facture. L'utilisateur n'a plus qu'à vérifier si les données extraites sont valides et à vérifier le document.

Sélection intelligente de l'itinéraire

Directum Smart Services divise le flux de documents : le système définit une route d'approbation fondée sur les exigences d'un document.

Comparaison des versions de documents

Le système permet de comparer les versions des contrats : les différences sont mises en évidence et l'utilisateur peut voir ce qui a été modifié dans un document. Par exemple, l'utilisateur peut comparer la version initiale d'un contrat avec la version scannée qui lui a été renvoyée par une contrepartie.

Recherche intelligente de documents

La fonctionnalité de recherche prend en charge la recherche floue et fédérative et permet de trouver des documents en langage naturel même sans critères exacts. Par exemple, l'utilisateur peut facilement trouver des contrats présentant des conditions similaires.

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