FREE WEBINAR

Contract AI Forecast: Risks are Not Expected

Gestione dei documenti

La gestione dei documenti Directum supporta il flusso di lavoro dei documenti elettronici fin dalla loro creazione attraverso la manutenzione, l'archiviazione e l'eliminazione.

Directum fornisce agli utenti funzionalità di base di gestione dei documenti:

Creazione
di documenti

Cronologia
dei documenti

Ricerca
a tutto testo

Diritti
di accesso

Spazio
di archiviazione

Approvazione
dei documenti

Firma digitale

Creazione rapida di documenti

Creazione rapida di documenti

  • I documenti vengono creati da modelli precostituiti, file, e-mail o scanner.
  • La soluzione di intelligenza artificiale Directum Ario consente l'elaborazione in massa dei documenti: i Servizi Smart classificano i documenti in base alla loro tipologia, suddividono il flusso ed estraggono automaticamente i dati dal testo.
  • I dipendenti possono creare documenti utilizzando le soluzioni mobili Directum Solo e Directum Jazz per smartphone e tablet.

Riservatezza e sicurezza

  • La riservatezza dei documenti è garantita controllando i diritti di accesso, crittografando il contenuto del documento e registrando tutte le azioni sui documenti
  • Il sistema registra la cronologia del documento: puoi risalire a chi e quando li ha visualizzati, modificati, impostati i diritti di accesso, firmati, ecc.
  • I documenti firmati con una firma elettronica non possono essere modificati.

Riservatezza e sicurezza

Gestione del ciclo di vita

Gestione del ciclo di vita

  • Tutti i corpi dei documenti sono archiviati in un database unificato. Gli utenti lavorano con i collegamenti ai documenti e possono salvarli in cartelle diverse. In questo modo gli utenti lavorano con lo stesso documento e il suo contenuto più recente.
  • La gestione delle versioni consente di tracciare le modifiche in un documento e aiuta a evitare duplicazioni. Il numero di versioni è illimitato.
  • Le fasi del ciclo di vita dei documenti e la loro logica di conversione sono determinate individualmente per ogni tipo di documento (contratti, fatture, ecc.).
  • La fase del ciclo di vita di un documento cambia automaticamente durante l'approvazione o può essere modificata manualmente.
  • Quando il lavoro operativo con un documento è completato, viene automaticamente inviato per l'archiviazione in un archivio.

Archivio organizzato e ricerca facile

  • In diversi elenchi gli utenti possono filtrare i documenti per stato, autore, dipartimenti di appartenenza, periodi di emissione, ecc.
  • I documenti possono essere facilmente trovati in base a criteri di ricerca, in una cartella o in un elenco specifici. Il sistema supporta sia la ricerca per attributi che a tutto testo.
  • Basta scansionare un codice a barre univoco per trovare un documento elettronico o una copia cartacea.

Archivio organizzato e ricerca facile

Aggiungi l'intelligenza artificiale alla gestione dei tuoi documenti

Ottieni procedure di routine più snelle e un'elaborazione dei documenti di alta qualità. Il sistema è dotato di strumenti intelligenti basati sull’apprendimento automatico e le reti neurali artificiali.

Acquisizione e riconoscimento dei documenti

I documenti in entrata vengono importati automaticamente nel sistema da uno scanner, da un’e-mail o da un servizio di scambio. L'IA estrae i dati dal testo, non importa se si tratta di un contratto, di una lettera o di una fattura. L'utente deve solo controllare se i dati estratti sono validi e verificare il documento.

Selezione intelligente del percorso

Directum Smart Services divide il flusso del documento: il sistema definisce un percorso di approvazione in base ai requisiti di un documento.

Confronto delle versioni del documento

Il sistema permette di confrontare le versioni del contratto: le differenze sono evidenziate e l'utente può vedere ciò che è stato modificato in un documento. Ad esempio, l'utente può confrontare la versione iniziale di un contratto con la versione scannerizzata che è arrivata da una controparte.

Ricerca intelligente di documenti

La funzionalità di ricerca supporta la ricerca approssimativa e federata e aiuta a trovare documenti in linguaggio naturale anche senza criteri precisi. Per esempio, l'utente può trovare facilmente contratti che hanno condizioni simili.

Aziende che si sono affidate alla gestione dei documenti digitali Directum

Pianifica una demo personale

Un'immagine vale più di mille parole. Compila il modulo e organizzeremo una demo personale con un approfondimento sui processi della tua azienda.