Gestione dei documenti

La gestione dei documenti Directum supporta il flusso di lavoro dei documenti elettronici fin dalla loro creazione attraverso la manutenzione, l'archiviazione e l'eliminazione.

Directum fornisce agli utenti funzionalità di base di gestione dei documenti:

Creazione
di documenti

Cronologia
dei documenti

Ricerca
a tutto testo

Diritti
di accesso

Spazio
di archiviazione

Approvazione
dei documenti

Firma digitale

Creazione rapida di documenti

I documenti vengono creati da modelli precostituiti, file, e-mail o scanner.
La soluzione di intelligenza artificiale Directum Ario consente l'elaborazione in massa dei documenti: i Servizi Smart classificano i documenti in base alla loro tipologia, suddividono il flusso ed estraggono automaticamente i dati dal testo.
I dipendenti possono creare documenti utilizzando le soluzioni mobili Directum Solo e Directum Jazz per smartphone e tablet.

Riservatezza e sicurezza

La riservatezza dei documenti è garantita controllando i diritti di accesso, crittografando il contenuto del documento e registrando tutte le azioni sui documenti
Il sistema registra la cronologia del documento: puoi risalire a chi e quando li ha visualizzati, modificati, impostati i diritti di accesso, firmati, ecc.
I documenti firmati con una firma elettronica non possono essere modificati.

Riservatezza e sicurezza

Gestione del ciclo di vita

Tutti i corpi dei documenti sono archiviati in un database unificato. Gli utenti lavorano con i collegamenti ai documenti e possono salvarli in cartelle diverse. In questo modo gli utenti lavorano con lo stesso documento e il suo contenuto più recente.
La gestione delle versioni consente di tracciare le modifiche in un documento e aiuta a evitare duplicazioni. Il numero di versioni è illimitato.
Le fasi del ciclo di vita dei documenti e la loro logica di conversione sono determinate individualmente per ogni tipo di documento (contratti, fatture, ecc.).
La fase del ciclo di vita di un documento cambia automaticamente durante l'approvazione o può essere modificata manualmente.
Quando il lavoro operativo con un documento è completato, viene automaticamente inviato per l'archiviazione in un archivio.

Archivio organizzato e ricerca facile

In diversi elenchi gli utenti possono filtrare i documenti per stato, autore, dipartimenti di appartenenza, periodi di emissione, ecc.
I documenti possono essere facilmente trovati in base a criteri di ricerca, in una cartella o in un elenco specifici. Il sistema supporta sia la ricerca per attributi che a tutto testo.
Basta scansionare un codice a barre univoco per trovare un documento elettronico o una copia cartacea.

Archivio organizzato e ricerca facile

Aggiungi l'intelligenza artificiale alla gestione dei tuoi documenti

Ottieni procedure di routine più snelle e un'elaborazione dei documenti di alta qualità. Il sistema è dotato di strumenti intelligenti basati sull’apprendimento automatico e le reti neurali artificiali.

Acquisizione e riconoscimento dei documenti

I documenti in entrata vengono importati automaticamente nel sistema da uno scanner, da un’e-mail o da un servizio di scambio. L'IA estrae i dati dal testo, non importa se si tratta di un contratto, di una lettera o di una fattura. L'utente deve solo controllare se i dati estratti sono validi e verificare il documento.

Selezione intelligente del percorso

Directum Smart Services divide il flusso del documento: il sistema definisce un percorso di approvazione in base ai requisiti di un documento.

Confronto delle versioni del documento

Il sistema permette di confrontare le versioni del contratto: le differenze sono evidenziate e l'utente può vedere ciò che è stato modificato in un documento. Ad esempio, l'utente può confrontare la versione iniziale di un contratto con la versione scannerizzata che è arrivata da una controparte.

Ricerca intelligente di documenti

La funzionalità di ricerca supporta la ricerca approssimativa e federata e aiuta a trovare documenti in linguaggio naturale anche senza criteri precisi. Per esempio, l'utente può trovare facilmente contratti che hanno condizioni simili.